Sidder du i et job, hvor du skal kommunikere skriftligt til andre? Har du travlt og ikke tid til den store, tunge gennemgang af, hvordan man skriver godt? Efter 15 år med ord som omdrejningspunkt for mit arbejde, har jeg en god ide om, hvad der virker. Find ud af, hvad der skal til med disse 5 trin, og fang din læser fremover.

Trin 1: Hvorfor skriver du?
I en travl hverdag kan der meget nemt ske det, at man bare begynder at skrive. Du ved i store træk, hvad du skal have skrevet, og så ellers bare af sted uden yderligere overvejelser. Den metode er næsten med garanti med til at gøre din tekst dårligere, end den kunne og burde være. Og det er med til, at du får et dårligere resultat i sidste ende.

For bag enhver tekst ligger der en intention om, at du gerne vil have nogen til at gøre noget. Det kan være alt fra en relativt kompliceret introduktion af en ny strategi til mere simple instruktioner om, hvordan kaffemaskinen virker. Din læser skal forstå dit budskab og handle derefter. Jeg vil derfor altid anbefale, at du bruger et par minutter på lige at gennemtænke, hvorfor du sidder ved tastaturet. Du skal være helt klar over, hvad du vil opnå med din tekst.

Læs også: Skriv tekster der virker, og fasthold din læsers opmærksomhed

Trin 2: hvem skriver du til?
Når du ved, hvorfor du skriver, skal du også gøre dig klart, hvem du skriver til. Du kan ikke skrive på samme måde til alle. I det mindste ikke, hvis du vil skabe optimal effekt. Det kan selvfølgelig være en nødvendighed at skrive til alle, men i så fald bør du som minimum sikre dig, at du ikke sætter nogen af dine læsere af – fx ved at være meget akademisk til en målgruppe, der også favner knap så akademiske profiler.

Metoden handler om at grave i dit kendskab til din målgruppe. Er der nogle særlige ord og begreber, der virker godt til netop denne målgruppe? Hvad interesserer dem? Hvor boglige er de, etc.? Der findes selvfølgelig også forskellige segmenteringsværktøjer, målgruppeanalyser og -studier, du kan kan bruge i denne sammenhæng.

For nogle kan det være en fordel at give deres modtager navn, alder, køn, uddannelse, m.v. Lad os forestille os, at du skal skrive en meddelelse til smedene på firmaets værksted. Du har så måske en onkel Kurt, der er smed. Og vupti, har du en fysisk rollemodel, som du mentalt kan teste din tekst af på.

Step 3: Hvad er hovedbudskabet?
Som en del af trin 1 besvarer du reelt også en del af trin 3. For når du ved, hvad du vil opnå, bør du også have en del af svaret på, hvad du skal fortælle. Når jeg alligevel holder fast i det, skyldes det, at min erfaring siger, at mange knapt så øvede skribenter nemt kommer til at underprioritere deres hovedbudskab. De kan have arbejdet intensivt med et område og være opfyldte af det, at de glemmer, at deres læsere ingen forhåndsviden har om sagen. Og så ender det ofte med indforståede og halvknudrede tekster, der ikke virker efter hensigten.

Har jeg at gøre med lidt mere komplekse tekster med flere budskaber, kan jeg derfor ofte finde på at opstille en prioriteret liste med buzz words/budskaber. Så kan jeg efterfølgende nemt tjekke, at jeg nu også har fået det hele med.

Et godt gammelt retorisk kneb er (typisk i forbindelse med taler) at indlede med at sige, hvad man vil sige. Dernæst siger man det så. Til slut samler man op med, ”som jeg sagde…”. Det kan ikke overføres 1-1 til skrevne tekster, men pointen er god. Du kan nemlig aldrig forvente, at du har dine læseres udelte opmærksomhed. Den skal du gøre dig fortjent til, og du vil ofte opleve at have behov for at gentage dig selv for at få dit budskab masseret ind.

Trin 4: Hvilke spørgsmål skal læseren have besvaret?
Trin 4 kan egentlig også indtænkes som en del af trin 3. Det er ikke afgørende. Det vigtige er, at du prøver at sætte dig i dine læseres sted. Hvad ved de? Hvad ved de ikke? Hvilke spørgsmål kan dine læsere tænkes at stille for at forstå dit budskab? Forstår du det, kan du også give dine læsere de rigtige svar, og så er du rigtig meget tættere på at nå målet med din tekst.

I den sammenhæng skal du også altid overveje rækkefølgen for dine svar/budskaber. Jeg ser desværre alt for ofte tekster, der lægger ud med en alenlang beskrivelse af afsender. Det er sjældent det første, man som modtager gider at læse. Min tommelfingerregel er, at jeg skal give læserne svaret meget tidligt i min tekst – eller i det mindste så meget af svaret, at de gider læse videre.

Læs også, hvordan og hvorfor storytelling virker

Trin 5: Hvad skal dine læsere gøre?
Sidste trin handler om, hvad læserne skal gøre, når de er færdige med min tekst. Skal de begynde at slå toiletbrættet ned? Skal de trykke på ”like”? Skal de tilmelde sig en LinkedIn-gruppe, købe dit produkt, søge et job…

Dén handling eller adfærdsændring skal du sikre, at du får understøttet optimalt i din tekst. Det kan være via et link, relevante kontaktinfo, en venlig opfordring eller noget helt fjerde. Er du nået hertil, er jeg forhåbentlig lykkedes med at give dig noget, du kan bruge. Så herfra er der kun tilbage at sige: God arbejdslyst ved tastaturet.